Uno de los principales desafíos dentro de una empresa es la falta de visibilidad por parte de la alta dirección y administración sobre las faltas e incumplimientos de las normativas internas por parte de empleados, gestores, gerentes y demás miembros de la organización.
Para que la organización pueda identificar claramente qué reglas y normas han sido quebrantadas y quiénes son responsables, resulta fundamental establecer un sistema de compliance empresarial que contemple un canal de denuncias o “whistleblowing”, un mecanismo que permite que cualquier persona dentro de la empresa pueda reportar irregularidades de manera confidencial y segura.
La implementación de este canal otorga a la empresa una visión precisa sobre los incumplimientos internos, facilitando la toma de decisiones para su pronta resolución y la asignación de responsabilidades, además, contribuye a prevenir que la falta de observancia de las normas internas escale a problemas mayores, como disputas legales o crisis organizacionales que puedan comprometer la estabilidad y reputación de la empresa.
Un canal de denuncias en las políticas de compliance empresarial se erige como un sofisticado mecanismo corporativo, concebido no solo en beneficio de empleados y altos directivos, sino también de proveedores, clientes y demás personas físicas o jurídicas que mantengan relaciones laborales o mercantiles con la entidad.
En ese sentido, el propósito esencial del “whistleblowing” es articular y viabilizar, con absoluto resguardo y diligencia, la formulación de cualquier comunicación inherente al modelo de prevención de riesgos legales y reglamentarios, así como la notificación de infracciones acaecidas en el seno de la actividad empresarial. Dichas comunicaciones pueden versar sobre situaciones de riesgo, conductas impropias, prácticas irregulares o presuntamente ilícitas y toda vulneración de las disposiciones de compliance y del código de conducta de la organización empresarial.
Es importante mencionar que un canal de denuncias no alude exclusivamente al conducto habilitado para la remisión de comunicaciones, sino también al conjunto de protocolos que rigen su gestión, tramitación e incorporación al engranaje del sistema de compliance, y es que, a través de este cauce, la organización adquiere la potestad de abordar internamente las problemáticas detectadas, recabando con celeridad información de aquellos sujetos más próximos a la fuente del conflicto, quienes, por su proximidad, poseen la capacidad de esclarecerlo y remediarlo con presteza.
Establecer un canal de denuncias puede ser un tanto complicado para una empresa por la poca familiaridad que existe en el sector organizacional mexicano, pero tengo certeza de que esta estrategia optimiza la mitigación del riesgo en una empresa y, en caso de que el procedimiento interno se revele ineficaz, dota a la entidad de un registro exhaustivo de la investigación, consolidando así la trazabilidad de procesos y responsabilidades que robustecerán su defensa ante los Tribunales.
Ahora bien, ¿es el canal de denuncias equiparable a un buzón de quejas? Aunque pudieran parecer elementos similares, la verdad es que el “whistleblowing” es una figura enteramente distinta a un receptor de quejas, pues mientras que las quejas y sugerencias persiguen la optimización de un servicio, el canal de denuncias tiene un cometido más vasto y trascendental, es decir, su finalidad no es meramente la detección de incumplimientos, sino su minuciosa investigación y, en su caso, la imposición de sanciones disciplinarias al infractor.
Consecuentemente, implantar un sistema de canal de denuncias a través de un firme programa de compliance empresarial, presenta las siguientes ventajas:
1.- Para los trabajadores otorga un medio seguro y anónimo para plantear inquietudes y denunciar irregularidades o incumplimientos, ya sea por parte de colegas o superiores, sin exponerse a represalias o estigmatización.
2.- Para la empresa actúa como un instrumento de supervisión interna, proveyendo información valiosa sobre potenciales focos de riesgo y constituyendo un factor determinante en la priorización y monitorización de los riesgos empresariales.
3.- En el ámbito del compliance sirve como indicador de la efectividad del modelo de prevención de riesgos.
4.- Desde la perspectiva de mejora continua permite la recopilación de evidencias sustantivas, facilitando el análisis de las denuncias y la generación de estadísticas sobre los incumplimientos más recurrentes, los departamentos más vulnerables, la emergencia de nuevas amenazas y la necesidad de reconfigurar el mapa de riesgos corporativos.
5.- En el panorama de la responsabilidad social corporativa favorece la transparencia y la confianza entre la empresa y sus grupos de interés, promoviendo la difusión de informes sobre las denuncias recibidas y las medidas adoptadas.
Con esto, definitivamente el canal de denuncias constituye una piedra angular en la arquitectura del compliance, otorgando a la organización un sistema de detección temprana de riesgos y consolidando su compromiso con la ética empresarial y la responsabilidad jurídica.
